Règlement de location des salles

Règlement et conditions de location des salles municipales (Pour le Foyer rural au bourg, la salle de réunions et la salle polyvalente à Buglose) aux particuliers à compter du 1er janvier 2013 :

PRÉAMBULE 

1) La commune se réserve une priorité d’utilisation des salles municipales pour les cas suivants, même si une réservation est déjà établie :

  • tenue des bureaux de vote
  • organisation de manifestations municipales
  • évènements ou obligations imprévus au moment de la réservation
  • travaux à réaliser
  • raisons de sécurité : toute activité peut être annulée à tout moment.

2) Les salles sont louées du vendredi au lundi à un seul réservataire. Les locations successives sont impossibles pour une même salle qui ne pourra être louée deux fois sur un week-end.

3) Un contrat sera systématiquement signé par le demandeur et le Maire pour la location des salles municipales.

4) Il est entendu que ces salles ne sont pas des lieux d’hébergement ni des locaux à sommeil.

1 - DISPOSITIONS GÉNÉRALES

A. NATURE DES MANIFESTATIONS AUTORISÉES

  • toute manifestation à caractère familial ou amical à but non lucratif (mariage, baptême, communion, fiançailles, anniversaire, retraite, jubilé et repas).
  • les salles sont louées uniquement aux habitants de la commune.

Toute location à un membre d’une association à titre privé entre dans le cadre « location à un particulier » et sera traitée comme telle ; à savoir si la personne ne réside pas sur la commune, elle ne pourra pas accéder à la location.

B. MESURES DE POLICE GÉNÉRALE

  • les manifestations devront présenter un caractère de bonne tenue et ne pas contrevenir à la morale publique (nuisances sonores…).
  • les salles sont situées au cœur du village : la tranquillité des riverains doit être préservée. La sono devra être branchée sur les prises installées à cet effet et la mesure de 105 db maximum devra impérativement être respectée ; des amendes seront dressées en cas de contravention à cette disposition (dans le cas de salle équipée d’un sonomètre aucune dérogation ne sera délivrée).

C. RÈGLEMENT DE LOCATION

Tarif

Par délibération du 26 juin 2012 le conseil municipal a fixé le tarif de location à :

  • 100 € pour les salles de Buglose
  • 150 € pour le Foyer

Un chèque de caution de 200 € est également demandé (délibération du 5 juillet 2007).

Réservation

La demande de réservation officielle se fait sur un imprimé prévu à cet effet à retirer au secrétariat de la mairie et qui devra être retourné dans un délai d’un mois, accompagné du dossier complet qui sera constitué des pièces obligatoires ci-dessous :

  • imprimé de réservation complété
  • contrat de location signé par le Maire et le demandeur
  • justificatif de domicile (facture EDF, téléphone etc....)
  • attestation d’assurance en responsabilité civile pour la période de réservation
  • chèque de caution de 200 € qui sera restitué si l’état des lieux de fin d’utilisation est validé
  • chèque de paiement
  • attestation de connaissance du règlement datée et signée.

Toute demande par téléphone devra également être confirmée dans un délai d’un mois par l’envoi du dossier complet. Passé ce délai d’un mois, la demande sera considérée comme annulée.

Désistement

Pour être valable, tout désistement devra intervenir au moins 15 jours avant la date prévue de la manifestation. En deçà de ce délai la réservation sera payée.

Remise des salles

La remise des clés sera effectuée après un état des lieux contradictoire : le vendredi sur rendez-vous avec le garde-champêtre (tél. 06 84 55 62 31) ou un représentant de la municipalité.
Cas particulier - Foyer rural : afin de respecter les activités associatives et notamment les cours de danse dispensés le vendredi soir, la disponibilité sera effective le samedi matin, sauf pour les mariages.

Restitution de la salle

Les clés sont remises le lundi au garde champêtre (06 84 55 62 31) qui procédera à un état des lieux de sortie.
La salle et ses annexes devront être restitués propres, le matériel rangé.
Les poubelles seront mises dans le container prévu à cet effet.
Les verres devront être portés au point tri.
En cas de dégâts matériels dans la salle, et selon l’état de propreté, la commune de Saint Vincent de Paul se réserve le droit d’encaisser la caution.
En cas de perte, détérioration ou non restitution des clés, les frais réels de remplacement des clés et éventuellement serrures seront facturés.
En cas de non restitution ou de dégradation du matériel communal prêté (tables, chaises, bancs, etc..) les frais réels de remplacement ou de réparation seront facturés.

Foyer rural

1) Les personnes qui souhaitent décorer cette salle pour leurs manifestations doivent utiliser uniquement les barres et les filins installés à cet effet. Il est strictement interdit d’ajouter d’autres systèmes de suspensions ou de mettre des scotchs ou des punaises etc.

2) Toute plaque du plafond qui sera détériorée sera remplacée par les services techniques municipaux et facturée 50 € TTC au locataire.

D. SÉCURITÉ

  • pour chaque salle la capacité d’accueil doit être impérativement respectée (cf. fiche technique).
  • les issues de secours devront être dégagées et facilement accessibles.
  • les installations électriques ne doivent pas être touchées.
  • aucun matériel de cuisson ne devra être introduit dans les salles.
  • il est interdit d’utiliser des tentures et décorations non conformes aux normes anti-feu (M1 = non inflammable OU M2 = difficilement inflammable).
  • l’emploi de feux d’artifice, de Bengale, bougies etc.. est proscrit.
  • l’utilisateur devra quitter la salle après s’être assuré que toutes les lumières, portes et fenêtres sont verrouillées, qu’aucun risque d’incendie ne subsiste.
  • tout problème de dysfonctionnement des appareils doit être signalé.

Responsabilité de l’utilisateur

  • pendant toute la durée de la location de la salle la présence du réservataire est obligatoire.
  • tout non respect du règlement ou toute dégradation causée à l’immeuble ou à son mobilier ou son matériel pourra faire l’objet de poursuites.
  • indépendamment de celles-ci, le Maire pourra exercer son pouvoir discrétionnaire et refuser des locations ultérieures à ceux ou celles qui auraient enfreint le règlement.

2 - DISPOSITIONS PARTICULIÈRES – FICHE TECHNIQUE DES SALLES  

SALLE  LOCATION  CARACTERISTIQUES  EQUIPEMENT  CAPACITE
FOYER RURAL + salle de préparation + toilettes Salle louée à partir de 80 personnes (sauf si la salle de réunion est déjà louée) Remise des clés le vendredi (prendre rendez-vous au 06 84 55 62 31) mais salle disponible que le samedi matin sauf pour les mariages (le vendredi après-midi)
Salle de judo et salle des retraités non utilisables
Sonomètre : obligation de brancher les appareils de musique sur les prises prévues à cet effet, respecter les procédures
Congélateur
Chambre froide
Balai - produits nettoyage - serpillière
Maximum 400 personnes
SALLE de RÉUNION BUGLOSE + salle de préparation Jusqu’à 100 personnes Pas de location en même temps que la salle polyvalente Sonomètre
Congélateur
Chambre froide
Balai - produits nettoyage - serpillière
Maximum 150 personnes
 SALLE POLYVALENTE BUGLOSE + salle de réunion + salle de préparation De 100 à 300 personnes Sous réserve de l’accord de l’utilisateur principal / UJSBP
Pas de location en même temps que la salle de réunion
Congélateur
Tapis de sol à monter et démonter
Balai - produits nettoyage - serpillière
Maximum 800 personnes

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